Eindejaarsfeest organiseren: wanneer moet je beginnen?
Het eerlijke antwoord: begin in augustus of september met plannen, niet in november. Geen marketingtruc - puur een kwestie van beschikbaarheid.
De vraag die de meeste HR-managers en directeuren zich stellen is eigenlijk altijd dezelfde: wanneer is het te laat om nog een goed eindejaarsfeest te regelen, en wat verandert er per maand?
In dit blog leggen we precies uit hoe de beschikbaarheid van locaties en leveranciers door het jaar heen afneemt, welke 5 beslissingen je nu al kunt nemen, en wat een eindejaarsfeest ongeveer kost.
De beschikbaarheid door het jaar heen
Er is geen vaste "te laat" - maar wel een duidelijk patroon. Zo verschuift je keuze door het jaar:
| Periode | Beschikbaarheid | Wat betekent dat voor jou |
|---|---|---|
| Juli - augustus | Ruime keuze | Je kiest zelf locatie, dj en cateraar |
| SeptemberBeste moment | Nog goed | De populairste opties zijn er nog |
| Oktober | Beperkt | Eerste keuzes zijn al vergeven |
| November | Schaars | Je neemt wat er nog over is - vaak duurder |
| December | 🎉 Het feest | Dit is waar het allemaal om draait |
Elke maand die voorbijgaat zonder besluit, kost je een stukje keuzevrijheid. Niet omdat wij dat zeggen - omdat agenda's van locaties, dj's en cateraars gewoon vol lopen. Vraag je het in november, dan bepaalt de restcapaciteit wat er nog kan. Vraag je het nu, dan bepaal jij dat.
5 beslissingen die je deze week al kunt nemen
Je hoeft nog niet alles te weten. Je hoeft alleen deze 5 dingen te beslissen - de rest volgt daarna vanzelf.
- Prik een datum (of 2-3 optiedata) - de donderdagen en vrijdagen in december zijn het eerst vol.
- Zet een voorlopig budget vast - een indicatie is genoeg om mee te beginnen.
- Bepaal het doel - alleen het team, of ook klanten en relaties uitnodigen? Dat zijn twee verschillende feesten.
- Stuur een save-the-date naar het team, zodat de datum ook intern vrij blijft.
- Wijs aan wie het trekt - of geef het meteen uit handen aan iemand die dit al vaker deed.
Wat kost een eindejaarsfeest?
Er is geen vaste prijs - dat hangt af van groepsgrootte, locatie en wat je precies wilt. Deze ranges geven een realistisch beeld:
| Type | Prijs per persoon | Wat is inbegrepen |
|---|---|---|
| Compacte borrel | € 40 - 90 | Locatie, hapjes, drankjes, simpele aankleding |
| Feest met dinerMeest gevraagd | € 90 - 180 | Locatie, diner of buffet, drankjes, entertainment, coördinatie |
| Premium eindejaarsfeest | € 180 - 350+ | Exclusieve locatie, uitgebreid diner, live entertainment, volledige styling en coördinatie |
Rekenvoorbeeld: 50 medewerkers
Feest met diner inclusief locatie, drankjes, dj en coördinatie op de avond zelf: gemiddeld € 130 per persoon = totaal € 6.500.
Zelf organiseren of uitbesteden?
Veel bedrijven denken geld te besparen door het zelf te doen. In de praktijk valt dat vaak anders uit.
Een eventbureau heeft vaste relaties met locaties, dj's en cateraars - en kan daardoor scherper onderhandelen dan jij als eenmalige klant. Die korting alleen dekt soms al een groot deel van de organisatiekosten.
Daarnaast: hoeveel uur besteed jij of je HR-collega intern aan locaties vergelijken, offertes opvragen en een draaiboek schrijven? Reken dat eerlijk door - dat komt meestal bovenop het gewone werk.
Tip: vraag altijd een totaalvoorstel inclusief alle kosten. Sommige aanbieders rekenen locatie, catering en entertainment los af, waardoor het totaal hoger uitvalt dan verwacht.
Veelgestelde vragen over eindejaarsfeesten
Het liefst in augustus of september. Dan heb je nog echte keuze uit locaties, dj's en cateraars. Boek je in november, dan is een groot deel van de goede opties al vergeven en betaal je vaak meer voor wat overblijft. Plan een gratis kennismaking en we kijken direct wat er nog kan.
Reken op € 40 tot € 90 per persoon voor een compacte borrel, en € 90 tot € 180 voor een feest met diner - de meest gevraagde optie. Voor 50 medewerkers kom je dan op een totaalbudget van circa € 6.500. Wij maken op basis van jullie wensen altijd één helder voorstel, geen losse offertes.
Ja, vaak nog wel - maar de keuze is beperkter en sommige locaties en leveranciers zijn dan al vol. Hoe eerder je contact opneemt, hoe meer we nog voor je kunnen regelen. Ook op korte termijn kijken we altijd wat mogelijk is.
Absoluut. Veel bedrijven beginnen zonder vast budget - wij denken juist mee over wat realistisch is voor jullie groep en wensen. Plan een vrijblijvende kennismaking en je krijgt binnen 24 uur een eerlijk beeld van de mogelijkheden.
Ja, dat combineren we vaak. Een feest voor alleen het team heeft een ander karakter dan een feest waarbij ook klanten en relaties aanwezig zijn - denk aan het programma, de aankleding en de gastenlijst. Dat bespreken we altijd vooraf zodat het feest bij het juiste doel past.
Meer weten over wat wij voor jullie eindejaarsfeest kunnen betekenen? Bekijk ook onze zakelijke events pagina.
Klaar om jullie eindejaarsfeest te laten regelen?
Plan een gratis en vrijblijvend gesprek. We bespreken jullie wensen en geven je direct een eerlijk beeld van wat er mogelijk is binnen jullie budget.
Plan een gratis kennismaking Geen verplichtingen · Binnen 24 uur reactie · Persoonlijk contact